Farmblogger

Auch wenn der Titel ein wenig nach Microsoft klingt, gleiches gilt auch für die Dateien von Officepaketen anderer Hersteller.

1. Nicht jeder besitzt die notwendige Software um die Datei zu betrachten, u.U. sieht sich der Benutzer dazu gezwungen die Software als Raubkopie zu beschaffen. Auch kann es sein, dass der Benutzer das Officepaket gar nicht installieren kann, sei es weil es die IT Sicherheitsvorschriften verbieten oder weil es das Officepaket für das von ihm verwendete Betriebssystem gar nicht gibt.
2. Die enthaltenen Formatierungen und Schriften werden nicht immer richtig wiedergegeben. Dies kann daran liegen, dass der Anhang mit einem anderen Office Paket geöffnet wird oder schlicht die verwendeten Schriftarten nicht auf dem System installiert sind.
3. Das verwendete Dateiformat ist nicht öffentlich bekannt und mit jeder neuen Version wird das Format geändert. Dies führt zu, dass selbst Benutzer die eine Lizenz für das Officepaket besitzen gezwungen sind immer die aktuelle Version zu verwenden auch wenn diese nicht benötigt wird oder im Vergelich zu der Vorgängerversion instabil läuft.
4. Office Dokumente enthalten u.U. eine Versionsgeschichte und Kommentare, die Informationen enthalten die nicht für den Empfänger bestimmt sind.
5. Office Dokumente können Makroviren enthalten. Auch wenn man sich selbst als ausreichend gesichert ansieht, kann es doch sein, dass dem Virenscanner ein Makrovirus entgangen ist und man unbewusst diesen Virus weiterverbreitet.
6. Die zu übertragende E-Mail wird unnötig groß. In aller Regel kann die enthaltene Information auch übersichtlich als reiner Text dargestellt werden.

Die Alternativen:
Wann immer möglich E-Mails als "Nur-Text" versenden.
Sofern ein formatiertes Dokument notwendig ist auf offene Dateiformate ausweichen wie z.B. HTML, RTF oder PDF.
Wenn denn unbedingt ein proprietäres Dateiformat verschickt werden muss, sollte man vorher mit dem Empfänger abklären ob er dies öffnen bzw. bearbeiten kann.

Von Richard Stallman gibt es zu diesem Thema auch ein interessantes Dokument: We can put an end to Word attachments